携程:2016财务管理者眼中的差旅费用管控


携程 2016财务管理者眼中的差旅费用管控 市场调研权威发布

 


前言

 

作为企业第二大可控成本,差旅费用支出在企业整体费用支出中占比小,长期以来被企业管理层忽视。基本上,当公司确定了发展战略和计划后,刚性的经营不可控费用基本就已经确定下来,留给财务管理者可以压缩的费用就是差旅费、办公费、业务招待费等“可控”费用。然而在实际管理过程中,这类费用的管理也往往是不“可控”的:税务风险高、效率低下、预算超支、虚假报销等种种问题让财务管理人员头疼不已。

如何在企业经营管理中体现差旅费用管控的价值,让差旅费用管理更高效、合规、透明,通过良好地运作提高企业实际的经济效益,已经受到越来越多企业财务管理者的重视。携程商旅联合中国最大的财税经理人分享机构F-Council,对122名大中型企业的财务管理者进行了问卷及访谈调查,通过财务管理者的视角,了解当前企业差旅管理的现状、面临的问题和未来一些应用的趋势。在此基础上生成的报告分享给客户、合作伙伴、同行以及关注差旅费用管理的各界人士,以期为公司的差旅费用更加良性的管理,提供相应的参考和建议。

 

 

 


1.1 差旅费用管理在整体财务管理体系中的重要性

 

调查发现, 65%的公司差旅费用支出不到公司整体费用支出的5.5%, 虽然占比不高,但是91%的受访者认为差旅费用管控的重要程度非常高。对公司现在差旅费用管理的整体满意度方面,整体处于一般水平。(备注:平均分3.53分,满分5分)

 


1.2 差旅费用管理的重点

 

公司差旅费用管理中的税务风险高、效率低下、预算超支、虚假报销等痛点,困扰着财务管理者。公司差旅费用的合规、效率、透明是财务管理者的关注的重点。

 


1.3 财务管理者在公司差旅费用管理中发挥的作用

 

虽然财务管理者普遍认为在差旅预算制定、差标执行、差旅费用报销管理中,财务管理者都应该发挥作用,但是事后控制(报销管理)方面发挥的作用大于事前和事中。访谈发现,超过80%的财务管理者的工作内容主要集中在差旅报销管理上。

 


1.4 企业差旅供应商的服务和选择

 

随着企业对于成本控制以及管理效率提升的要求逐步增加,选择专业的商旅管理公司来提供完善、快捷的差旅服务,成为很多大中型公司的选择。通过事前差旅预算制定、事中差标执行、事后差旅费用报销管理为企业带来合规、透明、更多费用节省,有效减轻企业财务管理等相关人员负担。但是调查发现,仅有14%的公司差旅预订是通过“专业差旅管理公司预订” 。

 


1.4 企业差旅供应商的服务和选择

 

具体到差旅管理供应商在财务支持方面具备的能力,财务管理者最看重差旅管理供应商能够满足公司差旅费用的合规(提供统一的发票、行程单)、透明(按需查询差旅费用支出)、节省(直接、间接成本)需求。

 

 

与一般的认识不同,公司财务管理者最看重的是差旅管理供应商能否满足员工出差申请、在线预订、报销一体化的需求,其次才是服务费的高低。这表明如果能够满足差旅费用管理的合规、透明,提升工作效率,公司是愿意买单的。

 

 


2.1 当前差旅费用管理的痛点

 

差旅费用报销中的税务风险是财务者最为头疼的;报销凭证繁多排在第二位;而管控不到位,假票的现象排在第三位。这三大痛点占比将近70%,严重影响了企业差旅费用管理的整体水平。

 


结合企业差旅费用管理现状,财务管理者普遍认为的提升方向主要集中在:差旅费用预算制定,差标执行,流程完善等方面。

 


2.3当前差旅费用报销的痛点

 

从差旅费用报销的痛点可以看出:透明度越高的项目,管控难度越小,反之,透明度越低的项目,管控难度越高。客户招待费以及公车私用补贴的费用报销,成为财务管理者眼中“顽疾”。在财务管理者看来,国内外机票预订,国内外机票预订,由于各航司运价规则不统一、机票折扣不同等原因,与铁道部统一定价的国内火车票相比较,管控难度要高得多。

 


2.4 差旅费用报销的提升方向

 

结合企业差旅费用报销管理现状,近70%的财务管理者认为差旅费用报销的提升主要集中在:差标的贯彻执行、超支费用管理以及提升发票审核效率,简化报销流程方面。从侧面也映正了绝大多数的公司差旅费用管理仍然停留在事后报销管理阶段。专业的差旅管理公司可以通过事前差旅预算制定、事中差标执行、事后差旅费用报销管理为企业带来合规、透明、更多费用节省,减轻企业财务管理者的负担,提升管理水平。

 

 


3.1 影响未来差旅费用管理可能的 ”关键因素“

 

财务管理者认为:未来差旅费用管理的“关键因素” 排在第一位是电子发票,第二位的是移动化趋势,移动化办公软件的应用将会给差旅费用报销带来极大的便利。第三位的共享经济产业普及,如果能解决发票合规等问题,超过70%的财务管理者认为未来共享经济在差旅费用管理中可以发挥是非常大的作用。财务管理者认为:未来的管理思路一定要有变化,要做好时刻拥抱互联网和技术的准备,同时结合国家整个政策改革提升管理水平。

 


3.2 未来管理“应用趋势”

 

未来是整个行业生态链的融合:ERP系统的融合,税务发票和电子系统的对接,金融机构,很多第三方支付平台,商旅预订平台的对接等。企业采购与支付、商旅预订、消费记录分享、电子账单和网络支付等业务链的深度融合,将会形成完整业务链闭环。基于移动互联网技术打造的服务于中国6000多万中小企业的消费、支付生态圈,将会彻底解决困扰财务管理者的几大痛点。

 

 

 


环境保护需求的需求

 

工业4.0+产业升级召唤新的企业费用支出管理解决方案。有关数据显示,在中国,每年会开具2000亿张纸币发票,约合纸张12万吨,大约是86万棵成年树木。一单发票的成本需要1.6元,京东每年花费将近两个亿。电子发票的普及将大大降低企业成本,同时也更加环保。这个改变对全行业链、生态圈来说,影响巨大。

 


此次调研报告受访者职位分布均衡,工作年限5年以上的占比83%,近80%的受访者来自外商独资公司及合资公司。

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